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domingo, 30 de marzo de 2014

Comando {Fill-In}: Inserta una respuesta a una pregunta una sola vez

De hecho este comando y el {ASK} son prácticamente iguales, pero existe una diferencia fundamental: mientras que {ASK} asigna la respuesta a un marcador para poder invocarla cuantas veces sea necesario y en cualquier lugar del documento, en el caso de {FILL-IN} se inserta directamente el texto porque no existe intención de reaprovecharlo, sino sólamente hacer que se informe puntualmente en el lugar previsto.

Comando {FileName}: Inserta el nombre del documento

Este comando es de gran utilidad para incluirlo como pie de página, ya que muestra el nombre que se le haya dado al documento que, en ocasiones es largo para facilitar la identificación de su contenido y resultaría tedioso tener que teclearlo.

Como en el caso de {Author}, dispones de diferentes maneras de presentar el nombre del documento.

Comando {Date}: Inserta la fecha actual en el documento

Este comando, aparentemente similar al {CreateDate} tiene una diferencia fundamental con respecto a aquél y es que aquí la fecha que aparecerá será siempre la del dia en que se abre el documento (hoy). En el caso de {CreateDate} la fecha es única e invariable, pues es la fecha en que se creó el documento.

En otras palabras, cada vez que abras el documento, la fecha que aparecerá será la del dia de hoy, desapareciendo la fecha de la última vez que se abrió.

Su manejo es idéntico al de {CreateDate}.

Comando {Author}: Inserta tu nombre como autor del documento

Inserta el nombre que tengas definido en las propiedades de Word, “nombre de usuario”. Dispones de diferentes opciones de formato: mayúsculas, minúsculas, mayúscula inicial o tipo título (cada palabra tiene su inicial en mayúscula). A tu conveniencia.

Comando {CreateDate}: Inserta la fecha de creación del documento

Este comando es de utilidad para emplearlo, por ejemplo, en los pies de página de un documento.

En función del formato de fecha que elijas, podrás obtener presentaciones adecuadas a cada situación.

Comando {ASK}: Pide que te informen un texto

Si bien este no es propiamente un comando de formulario, sí que se puede utilizar en combinación con el comando {REF} (consulta Comando {REF}: Recuperar valores de campos en diferentes puntos del documento.).

Es bien sencillo, este comando muestra una pequeña ventana que nos hace informar un determinado valor que luego colocaremos en su lugar mediante el comando {REF}.

Tiene utilidad para pedir al usuario algunos datos. No conviene definir muchos comandos {ASK} porque el usuario se puede perder.

La que considero mejor manera es definir los comandos {ASK} al final del documento: no se ven, con lo que no distraen la atención del usuario y sí, en cambio, se muestran los textos capturados en los lugares que hayamos definido.

Veamos un ejemplo: Definimos un sencillo formulario en el que queremos que el usuario nos informe su nombre y apellidos y su domicilio.

En primer lugar ve al final del documento y, si es preciso, fuerza un salto de página, que ya quitarás más adelante si te conviene.

Ahora, define el marcador “Nombre”. Rellena en “Pedir infromación” el texto explicativo de lo que se pregunta, en nuestro caso “Nombre y apellidos”. Lo mismo para los campos Código Postal, Dirección, Población y Provincia, respectivamente.

Una vez hayas hecho estas definiciones, pulsa ALT+F9 y verás la codificación que te ha quedado:

Ahora toca utilizar esta información. Te vas al inicio del documento y escribes los textos fijos y, en cada punto en que se deba recuperar uno de los valores informados, lo invocas con el comando {REF}, por ejemplo:

El usuario irá visualizando secuencialmente todos los campos {ASK} que hayas definido, por ejemplo:

Si ahora vuelves a pulsar Alt+F9, tendrás el resultado final:

La imaginación al poder. Planifica primero el documento que quieres obtener y las informaciones variables, que son las que deberá teclear el usuario.

Cuidado, es una herramienta muy sencilla que no tiene validaciones ni formatos complicados, es decir, que no sustituye al formulario, pero es muy rápido de confeccionar y te puede sacar de más de un apuro.

Evidentemente, no tiene la seguridad de un formulario, ya que el usuario puede omitir campos y/o modificar cualquier parte del texto, por lo que no es recomendable para documentos que puedan tener un valor probatorio.

Formularios: Todo lo necesario para definir un campo

Nos basaremos en este documento: Word-Plantillas-Práctica 8-Formulario simple, donde encontrarás casi todo lo relativo a la correcta definición de los campos de formulario, ya que si no se hace con cuidado, te puedes encontrar con que los campos predefinidos de Word (mejor los llamo comandos porque es un lío con tantos campos), no te den el resultado que esperas.

De todo lo dicho en el documento de referencia, quiero hacer hincapié en que marques la casilla “Calcular al salir”, lo que garantiza que, cuando salgas de este campo mediante la tecla de tabulación, el contenido que hayas capturado queda habilitado inmediatamente para los comandos de Word como indico en el documento Formularios: {REF} recuperar valores de campos en diferentes puntos del documento.

En función de quien deba rellenar el formulario, y también para evitar confusiones sobre el significado de cada uno de los campos, es de gran utilidad agregar la ayuda. Tienes la opción de que aparezca en la barra de estado (no la recomiendo porque apenas se ve) y/o que se visualice si el usuario pulsa la tecla F1, que nos sirve como ayuda de campo. Un ejemplo, el NIF (número de identificación fiscal en España):

Cuando el usuario pulsa F1 para este campo, le aparece el mensaje:

Para casos como éste, en los que queremos garantizar que no nos tecleen más posiciones de las debidas y que, si nos teclean la letra en minúscula, ésta se convierta en mayúscula sí o sí:

Has de hacer 2 cosas: definir el largo máximo a 9 y el formato del texto mayúsculas. Garantizamos de este modo la longitud máxima y que la letra sea siempre mayúscula aunque no se haya tecleado así.

Fíjate también que he creado el marcador NIF y he marcado la casilla “Calcular al salir”.

Evidentemente, este campo se puede validar mediante codificación Visual Basic (que los números cuadren con la letra que corresponde), bien sea campo a campo (lanzando una macro de salida al efecto (campo “Al salir”) o bien, cuando se termina de rellenar, en donde se va indicando lo que falla. Esta codificación es fácilmente accesible consultando Internet. Dependerá de tus conocimientos y habilidades de programación para conseguir un mayor grado de control.

miércoles, 26 de marzo de 2014

Comando {REF}: Recuperar valores de campos en diferentes puntos del documento.

Para comprender este artículo, si no estás familiarizado con el diseño de formularios, te aconsejo en primer lugar que te dés una vuelta por estos otros tres:

Uno de los elementos rápidos que tiene gran utilidad en los formularios es el elemento {REF}, que permite recuperar el valor que se ha informado en un campo cuantas veces sea necesario en cualquier punto del documento, sea la página que sea.

Pero hay un dato clave que no debes pasar por alto, cuando definas los campos de formulario, dáles siempre un nombre en la casilla “Marcador”, ya que el elemento rápido {REF} necesita que le indiques qué marcador estás invocando. Puedes definir multitud de campos.

Inserta el elemento rápido {REF} en el punto en el que quieres que aparezca la información tecleada, justo después de “En nombre de…”. Refrescando cómo se hace: ve a la pestaña “Insertar” y luego al icono “Elementos Rápidos”, opción “Campo”, aunque te ruego encarecidamente que te leas la práctica 8 porque allí verás todo lo necesario para diseñar formularios.

Sitúate en Ref y selecciona el marcador “Nombre”. Clica “Aceptar” y ya está definido.

Cuando, una vez el formulario está terminado y protegido (mientras no lo esté, no funcionará como tal), informas el campo del nombre y pulsas la tecla de tabulación, con lo que aparece automáticamente la información facilitada.

Un ejemplo de cómo se ve lo explicado:

Puedes ver los códigos internos que utiliza Word si pulsas Alt+F9. Observa que el código {FORMTEXT} es el campo a informar, el código {REF} indica qué marcador está invocando y, por si quieres que te salga la fecha del día automáticamente, dispones del código {DATE}. Pulsando de nuevo Alt+F9 vuelves a la visualización normal.

Este no es más que un simple ejemplo. Puedes aplicarlo a tus necesidades del modo que más te convenga: recuperar datos de campos dentro de tablas, dentro de textos fijos, etc.. Ahora te toca a tí realizar tu parte.

domingo, 5 de enero de 2014

Extrae las pistas de audio y las imágenes de una presentación PowerPoint

Con relativa frecuencia recibes presentaciones PowerPoint que contienen pistas de audio que te gustan y quieres extraerlas para escucharlas en otro aparato. Conseguirlo es muy sencillo. Basta un poco de paciencia y lo lograrás sin problema.

Descarga el archivo PowerPoint.
Abre la carpeta de descargas, localiza la presentación y haz F2 para cambiar el nombre (o con el botón derecho, elige la opción de cambiar nombre): añade .zip al final.
Haz doble clic en el archivo. Windows Explorer la abrirá y mostrará su contenido.
Haz doble clic en la carpeta “ppt” y luego en "Media". Esta carpeta se abrirá y mostrará los archivos de imagen y sonido de la presentación.
Haz clic derecho en los archivos de sonido que quieras extraer y selecciona "Copiar". Pégalos donde quieras.
Si quieres conservar el formato original de la presentación, vuelve a cambiar el nombre y elimina el .zip que has añadido antes.

Los archivos de audio aparecen en el mismo orden en el que figuran en la presentación. No mantienen los títulos (no se puede tener todo).

martes, 5 de noviembre de 2013

Word-Plantillas: Oculta y muestra partes de un documento

No tengo por costumbre atender demandas a la carta, ya que no podría hacerme cargo de ellas. No obstante, en esta ocasión se ha planteado un tema que me ha parecido que darle solución podría ser de utilidad para algunas personas.

En esencia, se trata de que puedas disponer de partes de texto que se ocultan y se muestran a tu voluntad. Salvo que esté equivocado, Word no dispone de lo que, p.e. en Lotus Notes son las secciones plegables.

Sí que se puede crear un documento maestro con diferentes documentos dependientes que se pueden ocultar y mostrar, pero me parece complicado de utilizar y de mantener.

La plantilla Texto_oculto

Tienes textos que siempre se han de ver (en rojo) y otros que te conviene ocultar para que no distraigan tu atención (en negro). Hagamos un poco de magia:

Punto de partida

Somriure